Loonadministratie bijhouden

Loonadministratie, wat is het en hou houd je een loonadministratie bij?

De meeste ondernemers zijn geen liefhebber van administratieve zaken zoals declaraties verwerken, loonstroken maken en de jaaropgaven invullen.  Toch zal dit werk gedaan moeten worden. Meestal ben je als werkgever verplicht om je loonadministratie zelf bij te houden.

Hierbij komen vragen om de hoek kijken zoals wat een loonadministratie nou precies is, wat je erin op moet nemen en hoe je het makkelijk bij kan houden. De antwoorden op deze vragen lees je allemaal in dit artikel.

Wat is loonadministratie?

De naam zegt het zelf eigenlijk al. Het is de administratie die hoort bij het salaris en andere dingen die in het loon van werknemers zitten.  Je houdt dus niet alleen de salarissen bij, de loonadministratie zorgt er ook voor dat je inzicht in je financiĆ«le positie krijgt.

Het doel van de loonadministratie bestaat uit drie verschillende delen. Het geeft jou als werkgever zijnde een goed inzicht in wat de lonen van de werknemers kosten. Je doet dit tenslotte voor je medewerkers. Zij hebben door de salarisstrook aan het einde van de maand een duidelijk overzicht wat betreft hun verdiensten.

Het laatste doel waarom je een loonadministratie bij moet houden als werkgever is dat je dit wordt verplicht door de Belastingdienst. Tenminste, als je personeel in dienst hebt natuurlijk.

Wanneer ben je verplicht tot het bijhouden van een loonadministratie?

Je bent verplicht on als werkgever een loonadministratie bij te houden als je aan deze 3 criteria voldoet:

  • Jouw bedrijf heeft minimaal een werknemer
  • Deze werknemer of meerdere werknemers ontvangen salaris voor hun werkzaamheden
  • Je bent als werkgever inhoudingsplichtig

De eerste 2 punten uit deze lijst zullen waarschijnlijk voor zich spreken. Voor nummer 3 wil je waarschijnlijk wat meer uitleg hebben. Wie als werkgever zijnde inhoudingsplichtig is, houdt de loonbelasting en de premie volksverzekering in op het loon van de werknemers. Dit moet worden afgedragen aan de Belastingdienst.

Geldt er voor de loonadministratie een bewaarplicht?

Ja die geldt er. Zoals het ook voor de rest van je administratie geldt dat deze bewaard moet worden is dit ook het geval voor de loonadministratie. Dit wil zeggen dat je de gegevens uit de loonadministratie voor minimaal 7 jaar moet bewaren.

Dit is ook het geval mocht je bedrijf in die tijd ophouden met bestaan of als je dan geen personeel meer hebt. De Belastingdienst moet namelijk nog tot 7 jaar na dato moeten kunnen controleren of de loonadministratie op orde was.

Hoe pak je zelf de loonadministratie aan?

Je hebt als werkgever natuurlijk de mogelijkheid om de loonadministratie uit te besteden. Je kan ervoor kiezen om deze door een consultant, boekhouder of een salarisadministrateur te laten doen. Er zijn echter heel veel ondernemers die deze taak veel liever in eigen beheer willen houden.

Als je dit zelf doet heb je een veel beter inzicht in de loonkosten van je werknemers. Je bespaart er ook nog eens veel geld mee. Als je de loonadministratie uit wilt besteden hangt daar uiteraard ook nog een prijskaartje aan.

Heb je als bedrijf ongeveer 20 man personeel in dienst, dan is het heel verstandig om gebruik te gaan maken van loonadministratie software. Je kan hiermee heel overzichtelijk en ook nog eens heel eenvoudig zelf je loonadministratie bijhouden.

Bepaalde documenten zoals bijvoorbeeld jaaropgaven en salarisstroken worden automatisch aangemaakt. Dit soort software zorgt er daarnaast ook nog eens voor dat er automatische aanpassingen gedaan worden in de loonberekeningen.

Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er wijzigingen zijn in de CAO. Ten eerste scheelt dit je een hele berg handmatig werk. Het voorkomt ook nog eens dat je fouten maakt.

De voordelen van loonadministratie software

Van fouten in de loonadministratie wordt niemand gelukkig. Het is daarom erg fijn als je er zelf 100% controle over hebt. Zeker als deze software zorgt voor volledig inzicht en werkt met een simpel, automatisch proces.

Het meest handige is een app waarmee werknemers zelf hun verlof en verzuim door kunnen geven. Zij kunnen hier ook meteen al hun gegevens inzien. Hierdoor zijn loonstroken en jaaropgaven altijd beschikbaar en dat ook nog in een veilige omgeving. Op die manier is alles duidelijk en altijd bij de hand.